8 redenen om te stoppen met Excel om uw bedrijf te beheren.

8 redenen om te stoppen met Excel om uw bedrijf te beheren

Voordat er gespecialiseerde software voor glazenwassers bestond, was Excel een goed alternatief voor alle papier om uw bedrijf te beheren. Verrassend genoeg gebruikt vandaag een groot aantal glazenwassers nog steeds Excel om alles te beheren.

Excel is gewoon niet ontworpen om alles te bieden wat een glazenwasser nodig heeft om een bedrijf te runnen. Zelfs als u een diepgaande en technische kennis van Excel hebt, zijn er altijd beperkingen aan wat u Excel voor u kunt laten doen.



We bekijken 8 redenen waarom u zou moeten stoppen met het gebruik van Excel voor uw dagdagelijks beheer.

1) Tijd
Hoe u uw Excel-spreadsheet ook instelt, het is moeilijk om deze onderweg bij te werken. Als gevolg hiervan gebruiken de meeste Excel-gebruikers een systeem op papier wat betekent dat ze aan het eind van de dag de excel nog moeten bijwerken met welke taken ze hebben voltooid en wie heeft betaald. Zelfs als je een manier kunt vinden om de spreadsheet onderweg bij te werken, is het nog steeds ongelooflijk veel werk - het veranderen van verschillende Nee's in Ja's, notities maken om aan te geven hoe een klant heeft betaald of dat ze niet hebben betaald... dit zal Excel-gebruikers allemaal bekend in de oren klinken. Deze taken verspillen simpelweg tijd die zou kunnen worden besteed aan taken die geld verdienen. Een moderne, online app zoals CleanPlanner stelt u in staat papierloos te werken, uw werk onderweg up-to-date te houden en onnodige administratieve tijd te elimineren.

2) Planning
De aard van glazenwassen vereist dat een groot aantal taken wordt gepland en georganiseerd, zodat u weet wat er moet gebeuren en wanneer. Excel is beperkt in zijn mogelijkheden en hoe goed het dit kan doen. Veel glazenwassers werken volgens verschillende schema's, waaronder 4, 6 en 8 wekelijkse frequenties binnen een bepaald gebied. Simpele taken, zoals gewoon zien wat er die maand moet gebeuren, in plaats van een lijst van alles tegelijkertijd kunnen moeilijk zijn zonder een ongelooflijk complexe spreadsheet in Excel. Wat als je op vakantie gaat en alles een week vooruit moet, of iets moet plannen voor de eerste maandag van elke maand? - alle dingen waar Excel moeite mee heeft om het goed te doen en CleanPlanner doet het met gemak.

3) Beveiliging en back-ups
In tegenstelling tot wat u misschien denkt, zijn de gegevens in uw Excel-bestand waarschijnlijk minder veilig op uw pc thuis dan online in de cloud, tenzij u een expert bent als het gaat om gegevensversleuteling en cyberveiligheid. Afgezien van al het andere, kunnen uw gegevens fysiek verloren gaan als uw computer wordt gestolen of beschadigd, wat leidt tot de kwestie van back-ups. Wanneer u uw glazenwasserbedrijf runt vanuit een Excel-bestand, wordt dit het hart en de motor van uw bedrijf. Het is daarom essentieel om uzelf te beschermen tegen gegevensverlies als gevolg van technische storingen of de bovengenoemde beveiligingsrisico's. Met Excel houdt dit in dat u handmatig een back-up van de spreadsheet maakt op een apart opslagapparaat. Hoe vaak zul je onthouden dat te doen? CleanPlanner maakt dagelijks een back-up van uw gegevens, wat betekent dat u, wat er ook gebeurt, altijd toegang heeft tot een kopie van uw gegevens die niet ouder is dan een dag.

4) Multi-user
Naarmate uw bedrijf groeit, kan het voor meer dan één persoon moeilijk en onpraktisch zijn om toegang te krijgen tot uw spreadsheet. Veelvoorkomende problemen zijn onder meer dat u geen toegang meer hebt tot de spreadsheet omdat een andere gebruiker de spreadsheet aan het bewerken is, dubbele informatie die al is gewijzigd of ingevoerd, en geen registratie heeft van wie wat en wanneer heeft gewijzigd. Moderne software zoals CleanPlanner ondersteunt meerdere gebruikers, die elk hun eigen login gebruiken om toegang te krijgen tot een deel van de informatie en deze kunnen bewerken, indien nodig.

5) Mobiel bereikbaar
Hoewel het mogelijk is om Excel met een mobiel apparaat te synchroniseren, is de software niet ontworpen voor gebruik op een mobiel apparaat. De spreadsheet die u op uw desktopcomputer opent, is dezelfde als die u op uw mobiel opent, wat betekent dat u veel moet inzoomen en scrollen op het scherm van uw apparaat. CleanPlanner heeft een mobiele versie die speciaal is ontworpen voor smartphones en tablets die alles biedt wat u nodig hebt om papierloos te werken en uw dagelijkse voortgang bij te werken, schulden na te jagen en nieuwe klanten aan te trekken terwijl u onderweg bent.

6) Facturatie en offertes
Een ander ding dat Excel niet tegelijkertijd kan produceren, zijn uw facturen en offertes. Om deze uit te voeren, moet u andere software openen, de informatie van de klant afzonderlijk invoeren, deze opslaan, uw emailprogramma openen en vervolgens het bestand bijvoegen. CleanPlanner genereert automatisch een ingevulde, professioneel ogende factuur die rechtstreeks vanaf het platform kan worden afgedrukt, gedownload of per email verzonden.

7) Integraties
Zoals we al zeiden, is Excel spreadsheetsoftware die niet kan worden geïntegreerd met aanbieders van mogelijkheden waar veel glazenwassers gebruik van maken. CleanPlanner integreert daarentegen perfect met Mollie, zodat u ook online betalingen kan ontvangen, zonder achteraf records te moeten updaten zoals bij Excel. Andere integraties zijn onder meer Mailchimp waarmee u bulksgewijs emailberichten rechtstreeks vanuit het systeem kunt verzenden.

8) Historiek
Als u Excel gebruikt, is het veel moeilijker om de opdracht- en de betalingsgeschiedenis van uw klanten bij te houden. Sommige Excel-opstellingen zijn afhankelijk van een enkel roterend schema dat alleen gegevens van maand tot maand opslaat. Zelfs spreadsheets waarin historische gegevens worden opgeslagen, worden al snel te grote documenten die het erg moeilijk maken om dagelijks toegang te krijgen tot de gegevens die u nodig hebt.

Als een klant zou vragen naar de datum van uw laatste bezoek, wanneer hij voor het laatst heeft betaald, of hoe vaak u dat jaar bent geweest, zou u dan gemakkelijk toegang kunnen krijgen tot die informatie met behulp van uw Excel-records?

Probeer nu gratis Ervaar zelf de voordelen van CleanPlanner vandaag al, test zelf gratis uit voor 14 dagen!